Flujo de trabajo del taller: el recorrido de un coche desde la puerta hasta la entrega
En un taller, un trabajo empieza cuando el coche entra por la puerta y termina cuando el cliente vuelve para el siguiente mantenimiento. Entre medias están la recepción, el diagnóstico, el presupuesto, las piezas, el trabajo del técnico, avisar al cliente, el cobro y la entrega, y en cada paso se puede perder algo. Esta página sigue un coche en Baktam de principio a fin; cada paso enlaza con la página que explica esa función.
Recepción por QR
Firma y aprobación
Trabajo del técnico
Entrega y cobro
Caso de ejemplo
Ejemplo: un martes por la mañana, Lucía lleva su León de 2017 al taller de Paco porque le chirrían los frenos. Los pasos de abajo siguen ese coche, desde el cartel QR de la entrada hasta la firma en la entrega y el recordatorio de mantenimiento seis meses después. Las personas y el coche son inventados.
El recorrido de un coche, paso a paso
1. Recepción por QR
Lucía escanea el cartel del mostrador con el móvil y escribe ella misma la matrícula, el teléfono, la avería «ruido de frenos» y una foto de la rueda delantera. El registro llega a la pantalla «Recepciones QR» de Paco y en el mostrador no se forma cola.
Recepción por QR2. Hoja de recepción y firma
Lucía lee las condiciones de recepción (3 días de estancia gratis, después un gasto de estancia por día, 6 meses de garantía de la mano de obra) y firma con el dedo. Paco abre la orden de trabajo con un clic; las fotos y la firma pasan a ella.
Hoja de recepción y firma3. Diagnóstico y líneas
El técnico ve que las pastillas delanteras están gastadas y los discos rayados. Añade piezas y mano de obra línea a línea en la orden de trabajo; el IVA y el total se calculan solos.
Órdenes de trabajo y recepción4. Aprobación de la clienta
El presupuesto llega al móvil de Lucía. Ve las líneas, el total y las condiciones, escribe su nombre y firma para aprobarlo. Se guarda una copia de lo que aprobó, y el justificante de aprobación impreso se puede comprobar por QR.
Aprobación de presupuestos5. Piezas necesarias y pedido
Las pastillas están en la estantería; los discos, no. Desde la lista de piezas necesarias, Paco pulsa «Comprar ya» en el catálogo de un proveedor conectado o pide ofertas a varios proveedores; cuando llegan, las piezas entran en el stock y en el coste del trabajo. Si hubiera hecho falta un rectificado, se habría enviado como trabajo externo.
Piezas necesarias6. Seguimiento en el taller
El coche aparece con su técnico en la pantalla «Vehículos en taller». Lucía sigue el estado desde el enlace de seguimiento que recibió en la recepción, así que hay menos llamadas de «¿para cuándo estará?».
Vehículos en taller7. «Tu coche está listo»
Cuando el técnico termina el trabajo, Lucía recibe el mensaje «tu coche está listo». Si los has añadido a la plantilla, el mensaje incluye también el importe pendiente, tu IBAN y el concepto de la transferencia (si tienes una cuenta de SMS/WhatsApp conectada).
Recordatorios y SMS/WhatsApp8. Cobro
Lucía paga por transferencia a la hora de comer o con tarjeta al recoger el coche; como el concepto lleva el número de orden y la matrícula, se sabe al momento a qué trabajo corresponde el dinero. Lo que quede pendiente pasa a su cuenta de cliente. El cobro se asigna automáticamente a la cuenta bancaria correcta.
Cobros y deudas de clientes9. Justificante de entrega
En la entrega, la impresión de la orden de trabajo muestra los trabajos realizados, las piezas montadas y el importe; firman el taller y la clienta. También se puede imprimir un recibo del cobro. El trabajo se añade al historial del vehículo.
Hoja de recepción y firma10. Recordatorio de mantenimiento
Se fijan una fecha y unos kilómetros objetivo para el próximo mantenimiento. Cuando toca, Lucía recibe un recordatorio y llama a Paco para pedir cita.
Recordatorios y SMS/WhatsApp
¿Para qué sirve?
En el taller
La información se pierde al pasar el trabajo de un papel a otro: la avería no llega al técnico y la pieza montada no llega a la factura.
Con Baktam
De la recepción a la entrega, todo va en una sola orden de trabajo. Avería, fotos, firma, piezas, aprobación y cobro están en el mismo registro; nadie escribe dos veces lo mismo.
En el taller
Los clientes llaman todo el día: «¿Ya habéis empezado? ¿Cuánto va a costar? ¿Cuándo estará?»
Con Baktam
El cliente ve y aprueba el presupuesto en su móvil, sigue el estado desde el enlace de seguimiento y recibe un mensaje cuando el coche está listo. Tú dedicas el tiempo a los coches, no al teléfono.
En el taller
Cuando hay un desacuerdo no tienes nada por escrito: qué se prometió, qué se aprobó, en qué estado llegó el coche.
Con Baktam
Cada paso deja un justificante: una hoja de recepción firmada, un justificante de aprobación con código de verificación, la impresión de entrega y el recibo del cobro.
¿Cómo funciona?
- 1
Escribe tus condiciones
En Ajustes > Condiciones, escribe una sola vez tus cláusulas de recepción, los días de estancia gratuitos, el gasto de estancia por día y la garantía de la mano de obra. Aparecen automáticamente en la hoja de recepción y en la pantalla de aprobación.
- 2
Pon el cartel QR
Imprime el cartel de tu sucursal desde Ajustes > Recepción por QR y colócalo en el mostrador o en la puerta. También puedes dejar una tablet en modo quiosco en el mostrador.
- 3
Añade tus datos bancarios
Introduce tus IBAN en Ajustes > Datos de pago. Cuando hay un importe pendiente, aparecen en la impresión de la orden de trabajo, en el recibo y en la página de seguimiento del cliente.
- 4
Conecta los mensajes
Conecta tu cuenta de SMS o WhatsApp para que los enlaces de aprobación, el «tu coche está listo» y los recordatorios de mantenimiento salgan solos. Sin cuenta, puedes enviar igualmente el enlace de aprobación por WhatsApp con un mensaje ya escrito.
¿Quién lo usa?
Propietario del taller
Configura el flujo una vez; ve en qué paso está cada trabajo y qué justificantes quedan.
Recepción (cajero)
Lleva la recepción, el presupuesto, el cobro y la entrega desde la misma pantalla.
Técnico
Ve el trabajo que tiene asignado, la avería y las fotos; añade piezas y notas. No ve importes.
Propietario del vehículo (cliente)
Registra él mismo su coche, aprueba el presupuesto en el móvil y sigue el estado.
Esta función forma parte de Baktam, el programa de gestión de taller que reúne todo el taller en un solo sitio.
Preguntas frecuentes
¿Tengo que usar todos los pasos?
No. La recepción por QR, los mensajes automáticos, los enlaces de aprobación y el pedido de piezas son opcionales. La forma de trabajar de siempre sigue funcionando: abrir la orden en el mostrador, asignar un técnico y cobrar en la entrega. Añade pasos a medida que los necesites.
¿Dónde recibe el cliente el enlace de seguimiento?
El cliente que se registra por QR ve el enlace de seguimiento en su móvil nada más enviar el formulario, y ahí aprueba el presupuesto cuando está listo. Si abriste el trabajo en el mostrador, le envías al cliente un enlace de aprobación aparte.
¿Cambia algo en los trabajos de chapa o de aire acondicionado?
Los pasos básicos son los mismos. En chapa y pintura, la recepción añade un esquema de daños por tipo de carrocería con firma, un presupuesto desde el esquema y un expediente de seguro; en climatización, las mediciones, el refrigerante y la prueba de fugas se registran en la orden de trabajo.
¿Qué necesito para que salgan los mensajes?
Los SMS y mensajes de WhatsApp automáticos necesitan tu propia cuenta de proveedor conectada; están incluidos en los planes Pro y Enterprise. Sin cuenta, envías tú el enlace de aprobación por WhatsApp con un mensaje ya escrito.
Funciones relacionadas
Recepción por QR
El cliente escanea el QR del mostrador, registra su coche y firma tus condiciones; tú abres la orden de trabajo con un clic.
Hoja de recepción y firma
Hoja de recepción, condiciones, gastos de estancia y garantía en un solo justificante; el cliente firma y la firma queda en el trabajo.
Aprobación de presupuestos
El presupuesto llega al móvil del cliente como enlace; acepta tus condiciones y firma, y el justificante de aprobación se comprueba por QR.
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