Verkstadens arbetsflöde: en bils väg från porten till utlämningen
I verkstaden börjar ett jobb när bilen rullar in på gården och slutar när kunden kommer tillbaka till nästa service. Däremellan finns inlämning, felsökning, offert, delar, mekanikerns arbete, besked till kunden, betalning och utlämning, och i varje steg kan något falla mellan stolarna. Den här sidan följer en bil genom Baktam från början till slut; varje steg länkar till sidan som förklarar funktionen.
QR-incheckning
Underskrift & godkännande
Mekanikerns arbete
Utlämning & betalning
Exempelscenario
Exempel: en tisdagsmorgon lämnar Emma in sin Volvo V70 från 2017 hos Johans verkstad eftersom bromsarna gnisslar. Stegen nedan följer bilen, från QR-skylten vid dörren till underskriften vid utlämningen och servicepåminnelsen sex månader senare. Personerna och bilen är påhittade.
En bils väg, steg för steg
1. QR-incheckning
Emma skannar skylten i receptionen med mobilen och fyller själv i registreringsnummer, telefonnummer, felet ”bromsljud” och ett foto på framhjulet. Incheckningen hamnar under ”QR-incheckningar” hos Johan, och det blir ingen kö vid disken.
QR-incheckning2. Inlämningsformulär och underskrift
Emma läser inlämningsvillkoren (3 dagars kostnadsfri förvaring, därefter förvaringsavgift per dag, 6 månaders garanti på arbete) och signerar med fingret. Johan öppnar arbetsordern med ett klick; foton och underskrift följer med.
Inlämningsformulär & signering3. Felsökning och rader
Mekanikern ser att de främre bromsbeläggen är slitna och skivorna repiga. Han lägger in delar och arbete rad för rad på arbetsordern; moms och totalsumma räknas ut av sig själva.
Arbetsorder & fordonsinlämning4. Kundens godkännande
Offerten kommer till Emmas mobil. Hon ser raderna, totalsumman och villkoren, skriver sitt namn och signerar för att godkänna. En kopia av det hon godkände sparas, och det utskrivna godkännandedokumentet kan kontrolleras via QR-kod.
Kundgodkännande av offert5. Delar som behövs och beställning
Beläggen finns på hyllan, skivorna inte. Från listan över delar som behövs trycker Johan på ”Köp direkt” i en kopplad leverantörs katalog eller ber flera leverantörer om offert; när delarna kommer går de in i lagret och i jobbets kostnad. Hade det behövts svarvning hade den gått iväg som ett utlagt jobb.
Delar som behövs6. Uppföljning i verkstaden
Bilen syns med sin mekaniker i vyn ”I verkstaden”. Emma följer statusen via spårningslänken hon fick vid inlämningen, så det blir färre samtal om ”när blir den klar?”.
Fordon i verkstaden7. ”Din bil är klar”
När mekanikern markerar jobbet som klart får Emma meddelandet ”din bil är klar”. Har du lagt in dem i mallen står också belopp att betala, ditt IBAN och meddelandet för överföringen med (om ett SMS/WhatsApp-konto är kopplat).
Påminnelser & SMS/WhatsApp8. Betalning
Emma betalar med banköverföring på lunchen eller med kort när hon hämtar bilen; eftersom meddelandet innehåller arbetsordernumret och registreringsnumret syns det direkt vilket jobb pengarna gäller. Det som inte betalas hamnar på hennes kundkonto. Betalningen bokas automatiskt på rätt bankkonto.
Betalningar & kundfordringar9. Utlämningsunderlag
Vid utlämningen visar utskriften av arbetsordern utfört arbete, monterade delar och belopp; verkstaden och kunden skriver under. Ett betalningskvitto kan också skrivas ut. Jobbet läggs till i fordonets historik.
Inlämningsformulär & signering10. Servicepåminnelse
Ett datum och en målmätarställning sparas för nästa service. När det är dags får Emma en påminnelse och ringer Johan för att boka tid.
Påminnelser & SMS/WhatsApp
Vad är den till för?
I verkstaden
Information försvinner när jobbet vandrar från en lapp till nästa: felet når aldrig mekanikern och den monterade delen når aldrig fakturan.
Med Baktam
Från inlämning till utlämning går allt via en och samma arbetsorder. Fel, foton, underskrift, delar, godkännande och betalning finns i samma post; ingen skriver samma sak två gånger.
I verkstaden
Kunderna ringer hela dagen: ”Har ni börjat? Vad kommer det att kosta? När är den klar?”
Med Baktam
Kunden ser och godkänner offerten i mobilen, följer statusen via spårningslänken och får ett meddelande när jobbet är klart. Du lägger tiden på bilarna, inte på telefonen.
I verkstaden
När det blir tvist har du inget på papper: vad lovades, vad godkändes och i vilket skick var bilen?
Med Baktam
Varje steg lämnar ett underlag: ett signerat inlämningsformulär, ett godkännandedokument med verifieringskod, utlämningsutskriften och betalningskvittot.
Hur fungerar det?
- 1
Skriv dina villkor
Under Inställningar > Villkor skriver du en gång in dina inlämningsvillkor, dagar med kostnadsfri förvaring, förvaringsavgift per dag och garanti på arbete. De visas automatiskt på inlämningsformuläret och i godkännandevyn.
- 2
Sätt upp QR-skylten
Skriv ut filialens skylt under Inställningar > QR-incheckning och sätt den i receptionen eller på dörren. Du kan också lämna en surfplatta i kioskläge vid disken.
- 3
Lägg in dina bankuppgifter
Ange dina IBAN under Inställningar > Betalningsuppgifter. När det finns ett belopp att betala syns de på arbetsorderns utskrift, på kvittot och på kundens spårningssida.
- 4
Koppla meddelanden
Koppla ditt SMS- eller WhatsApp-konto så att godkännandelänkar, ”din bil är klar” och servicepåminnelser går ut automatiskt. Utan konto kan du ändå skicka godkännandelänken via WhatsApp med ett färdigt meddelande.
Vem använder den?
Verkstadsägare
Ställer in flödet en gång; ser vilket steg varje jobb är i och vilka underlag som finns.
Reception / kassör
Sköter inlämning, offert, betalning och utlämning från samma skärm.
Mekaniker
Ser jobbet som tilldelats honom eller henne, felbeskrivningen och fotona; lägger till delar och anteckningar. Ser inga belopp.
Fordonsägare (kund)
Checkar in bilen själv, godkänner offerten i mobilen och följer statusen.
Funktionen är en del av Baktam, det verkstadssystem som samlar hela verkstaden på ett ställe.
Vanliga frågor
Måste jag använda varje steg?
Nej. QR-incheckning, automatiska meddelanden, godkännandelänkar och delbeställning är alla valfria. Arbetssättet du är van vid fungerar fortfarande: öppna arbetsordern i receptionen, tilldela en mekaniker och registrera betalningen vid utlämningen. Lägg till steg när du behöver dem.
Var får kunden spårningslänken?
En kund som checkar in via QR ser spårningslänken i mobilen direkt efter att ha skickat formuläret, och godkänner offerten där när den är klar. Har du öppnat jobbet i receptionen skickar du kunden en separat godkännandelänk.
Skiljer det sig för plåt- eller AC-jobb?
Grundstegen är desamma. På en skadeverkstad tillkommer vid inlämningen en skadeskiss per karosserityp med underskrift, en offert från skissen och ett försäkringsärende; på en AC-verkstad registreras mätvärden, köldmedium och läcktest på arbetsordern.
Vad behöver jag för att meddelanden ska gå ut?
Automatiska SMS- och WhatsApp-meddelanden kräver ditt eget kopplade leverantörskonto; de ingår i paketen Pro och Enterprise. Utan konto skickar du själv godkännandelänken via WhatsApp med ett färdigt meddelande.
Relaterade funktioner
QR-incheckning
Kunden skannar QR-koden i receptionen, checkar in bilen och signerar dina villkor; du öppnar arbetsordern med ett klick.
Inlämningsformulär & signering
Inlämningsformulär, villkor, förvaringsavgift och garanti i ett underlag; kunden signerar och underskriften stannar på jobbet.
Kundgodkännande av offert
Offerten går till kundens mobil som en länk; kunden godkänner dina villkor och signerar, och godkännandedokumentet kan kontrolleras via QR-kod.
Ett klick för att prova allt.
14 dagar gratis, inget kort krävs. Igång på några minuter, inlärt på en halv dag.