Allt din verkstad gör, på ett ställe.

Delar som samlar damm på hyllan, eller som försvinner utan att registreras, är en dold kostnad för varje verkstad. Baktams lagermodul känner till varje del: märke, artikelnummer, hyllplats, inköpspris, försäljningspris och gräns för lågt lager.

Anslut en streckkodsläsare via USB eller Bluetooth, eller skanna med mobilkameran i appen – att hitta en del tar några sekunder. Du kan också söka på produktnamn, artikelnummer, OEM-nummer eller streckkod.

Du får en varning när en artikel når sin gräns för lågt lager, och beställningsförslagen visar en föreslagen mängd utifrån de senaste 30 dagarnas förbrukning, tillsammans med senaste leverantör. Leverantörsfakturor, inventering med streckkod och lageröverföring mellan filialer finns i samma modul.

Varje betalning registreras mot sin faktura eller arbetsorder, med kort, banköverföring eller på kundkonto, och varje betalningssätt visas separat. Du ser direkt vilka arbetsorder som är betalda och vilka som fortfarande är öppna. Lovar en kund att betala senare hamnar beloppet på listan över kundfordringar med sitt förfallodatum.

Förskottsbetalningar, utgifter och löneförskott registreras i kontoboken, och rapporten över kundfordringar visar vem som är skyldig vad. Med Pro och Enterprise kan betalningspåminnelser skickas automatiskt via WhatsApp eller SMS.

Kassafunktioner ingår inte i Sverige: kassaregisterlagen kräver ett certifierat kassaregister för kontant- och kortförsäljning över disk, och Baktam är inte ett certifierat kassaregister. Därför är kassaläget och kontantbetalningar avstängda för svenska verkstäder. Använder du ett certifierat kassaregister vid disken fortsätter du med det.

Regelbunden service är den viktigaste källan till återkommande jobb – men utan påminnelse går kunderna någon annanstans. I Baktam lägger du en påminnelse med förfallodatum på varje fordon, till exempel oljebyte om ett år, och kan spara en målmätarställning i km som referens.

Förnyelser följs också upp per fordon, med typer anpassade för Sverige: besiktning och trafikförsäkring.

Fordon som närmar sig sitt datum listas på ett ställe. Med Pro och Enterprise kan påminnelserna skickas automatiskt via WhatsApp eller SMS; du redigerar mallarna, och kundens namn och registreringsnummer fylls i åt dig.

Sök på registreringsnummer, så ser du varje arbetsorder, faktura, betalning, monterad del och anteckning genom åren på en skärm. När en kund frågar vilket filtermärke ni använde förra gången tar svaret några sekunder.

En kund kan ha flera fordon – familjebilen, partnerns bil, firmabilen – alla under samma kundpost. Både privatpersoner och företag stöds, med organisationsnummer eller momsregistreringsnummer vid behov.

Interna anteckningar är guld värda: ”kontrollera däckslitaget vid varje besök” eller ”vill hellre bli uppringd än få sms”. Ny personal hälsar på stamkunderna som om de känt dem i åratal.

De rapporter en verkstadsägare behöver finns inbyggda: arbetsorder, försäljning, kontobok, kundfordringar, kunder, produkter, mekaniker, dagsrapport och – bara för ägaren – kostnader per arbetsorder.

Rapporterna filtreras på datumintervall med mera och exporteras till Excel med ett klick. Baktam är inget bokföringsprogram – bokföringen sköter din redovisningskonsult, och Excel-filerna är underlaget.

Översikten ger en bild i realtid: dagens omsättning, öppna arbetsorder, artiklar med lågt lager och förfallna fordringar.

Att ringa kunden och säga att bilen är klar – och ringa igen när ingen svarar – är det gamla sättet. Med Baktam öppnar du ett WhatsApp-meddelande med ett klick; kunden läser det och kommer och hämtar.

Koppla ditt eget Twilio-konto (SMS) eller WhatsApp Cloud API-konto så skickas meddelanden automatiskt: fordonet mottaget, fordonet klart, service- och förnyelsepåminnelser samt betalningspåminnelser. Mallarna går att redigera, och schemalagda meddelanden skickas enligt din tidszon.

Automatiska meddelanden ingår i Pro och Enterprise, och du betalar meddelandeavgifterna direkt till din leverantör. Telefonnummer sparas med landsnummer.

För svenska verkstäder skrivs försäljning och klara arbetsorder ut med rubriken Faktura, med dina företagsuppgifter och ditt momsregistreringsnummer. Momsen specificeras per momssats – 25, 12 eller 6 % – tillsammans med beloppet exklusive moms.

Kundens organisationsnummer eller momsregistreringsnummer kontrolleras mot det svenska formatet och skrivs ut på fakturan.

Baktam skickar inga e-fakturor via Peppol. Fakturerar du offentlig sektor, där e-faktura är obligatorisk, skickar du fakturan via ditt ekonomisystem. Baktam är inte heller ett bokföringsprogram: bokföringen sköts i din redovisningskonsults system.