Modulo di accettazione veicolo e firma digitale: documenti che proteggono la tua officina
La maggior parte delle discussioni in officina nasce alla consegna: «questo graffio non c'era», «nessuno mi ha detto che dovevo pagare la sosta», «era in garanzia». In Baktam le condizioni dell'auto all'accettazione (chilometri, carburante, foto, danni già presenti e oggetti lasciati in auto) e le tue condizioni stanno in un unico documento, che il cliente legge e firma. Giorni di sosta gratuiti, costo di sosta giornaliero e garanzia sulla manodopera si impostano una volta e compaiono con i loro numeri su ogni documento.
Accettazione
Chilometri e foto
Condizioni e firma
Documento di consegna
Scenario di esempio
Esempio: un venerdì sera viene lasciata una Yaris nella carrozzeria di Davide. All'accettazione si fotografa il paraurti anteriore, il serbatoio è a un quarto e si annotano i chilometri; il cliente legge le condizioni sul tablet al banco e firma. L'auto è pronta giovedì, ma il cliente non si fa vivo per due settimane. Davide apre il modulo di accettazione: la clausola «3 giorni gratis, poi costo di sosta giornaliero», la firma del cliente e la data sono lì.
A cosa serve?
In officina
Alla consegna il cliente dice «questo graffio non c'era»: all'accettazione nessuno ha fatto il giro dell'auto e non è stato annotato niente.
Con Baktam
Chilometri, livello carburante, foto, note sui danni e oggetti lasciati in auto vanno sul modulo all'accettazione. In carrozzeria i danni già presenti si segnano sullo schema della carrozzeria e il cliente firma lo schema.
In officina
Un'auto pronta resta settimane nel piazzale e, quando chiedi il costo di sosta, il cliente dice che nessuno lo aveva avvisato.
Con Baktam
Inserisci i giorni di sosta gratuiti e il costo di sosta giornaliero in Impostazioni > Condizioni. La clausola compare con i suoi numeri sul modulo di accettazione e nelle condizioni di approvazione, e il cliente la firma.
In officina
Ogni tecnico spiega la garanzia sulla manodopera a modo suo.
Con Baktam
Inserisci una volta la durata della garanzia in mesi; nelle condizioni compare come «La manodopera è garantita per … mesi». Sono pronte anche le clausole su oggetti lasciati in auto, lavori extra fuori preventivo e nessuna riconsegna prima del pagamento.
Come funziona?
- 1
Scrivi le condizioni una volta
In Impostazioni > Condizioni modifica le clausole di accettazione e le condizioni dell'ordine di lavoro, e inserisci giorni di sosta gratuiti, costo di sosta giornaliero e garanzia sulla manodopera (in mesi). Puoi partire dalle clausole già pronte.
- 2
Accetta l'auto
Inserisci sull'ordine di lavoro chilometri, livello carburante, difetto, foto e note sui danni. Con l'accettazione con QR li inserisce il cliente dal proprio telefono.
- 3
Raccogli la firma
Il cliente legge le condizioni e firma con il dito, sul suo telefono con l'accettazione con QR o sul tablet al banco; in carrozzeria firma anche lo schema danni. Puoi anche stampare il modulo e farlo firmare a penna.
- 4
Stampa il modulo di accettazione
Il modulo di accettazione veicolo si stampa in A4: dati del cliente e del veicolo, chilometri, carburante, difetto, foto, clausole, firma e un codice QR verso lo storico interventi dell'auto. Puoi anche salvarlo in PDF dal browser.
- 5
L'ultimo documento alla consegna
Alla consegna, la stampa dell'ordine di lavoro elenca lavori eseguiti, ricambi e importi, con gli spazi per la firma dell'officina e del cliente; se resta un importo da pagare, i tuoi dati bancari sono in fondo. Per il pagamento si stampa una ricevuta a parte.
Chi la usa?
Accettazione / front office
Compila il modulo all'accettazione, raccoglie la firma e alla consegna fa firmare la stampa.
Titolare dell'officina
Stabilisce le condizioni, il costo di sosta e la durata della garanzia; in caso di discussione ha un documento firmato.
Carrozziere / verniciatore
Segna i danni già presenti sullo schema della carrozzeria e fa firmare il cliente.
Proprietario del veicolo (cliente)
Legge cosa accetta prima di firmare; lo stato dell'auto all'accettazione resta registrato.
Questa funzionalità fa parte di Baktam, il gestionale officina che tiene tutta l'officina in un unico posto.
Domande frequenti
La firma digitale ha valore legale?
Baktam conserva la firma, il nome di chi firma, il momento e il testo accettato come registrazione: in caso di discussione hai un documento e una prova. Non è una firma elettronica qualificata. Fai controllare le tue condizioni da un avvocato prima di usarle.
Cosa coprono le clausole già pronte?
Sul modulo di accettazione: l'auto è stata ricevuta con i chilometri, il carburante e lo stato visibili nelle foto, gli oggetti lasciati in auto, l'approvazione separata dei lavori extra, il costo di sosta, nessuna riconsegna prima del pagamento e la garanzia sulla manodopera. Le condizioni dell'ordine di lavoro aggiungono clausole come manodopera di diagnosi, ricambi forniti dal cliente e pezzi sostituiti. Puoi modificarle tutte.
Come compare il costo di sosta sul modulo?
Se inserisci sia i giorni gratuiti sia il costo giornaliero, la clausola riporta i numeri: se l'auto non viene ritirata entro i giorni gratuiti dopo l'avviso che è pronta, si applica il costo giornaliero. Se ne inserisci solo uno, la clausola si adatta; se li lasci vuoti entrambi, si usa una clausola generica.
Posso accettare un'auto senza firma?
Sì; su un ordine di lavoro aperto al banco la firma non è obbligatoria. Con l'accettazione con QR, invece, il cliente non può inviare il modulo senza firmare le condizioni.
Come do il modulo di accettazione al cliente?
Stampalo, oppure salvalo in PDF dal browser e invialo. Sul modulo c'è anche un codice QR verso lo storico interventi dell'auto.
Funzionalità correlate
Approvazione preventivi
Il preventivo arriva sul telefono del cliente come link; accetta le tue condizioni e firma, e la ricevuta di approvazione si verifica tramite QR.
Accettazione con QR
Il cliente inquadra il QR al banco, registra l'auto e firma le tue condizioni; tu apri l'ordine di lavoro con un clic.
Sinistri e assicurazioni
Assicurazione, numero sinistro, perito e franchigia sull'ordine di lavoro; i pagamenti dell'assicurazione restano separati dal saldo del cliente.
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