Araç kabul formu ve dijital imza: işletmenizi koruyan belgeler
Sanayide tartışmaların çoğu teslimde başlar: “bu çizik yoktu”, “bu kadar bekleyeceğini söylemediniz”, “garantisi vardı”. Baktam'da kabul anında aracın durumu (km, yakıt, fotoğraflar, mevcut hasar ve araçta bırakılan eşyalar) ve işletmenizin şartları tek belgede toplanır, müşteri bunları okuyup imzalar. Ücretsiz bekleme süresi, günlük otopark ücreti ve işçilik garantisi bir kez ayarlanır; her belgeye rakamıyla kendiliğinden yazılır.
Kabul
Km ve fotoğraf
Şart ve imza
Teslim belgesi
Örnek senaryo
Örnek: Hasan Usta'ya cuma akşamı bir Corolla bırakılıyor. Kabulde ön tamponun fotoğrafı çekiliyor, yakıt çeyrek, km 148.200 olarak yazılıyor; müşteri tezgâhtaki tablette şartları okuyup imzalıyor. Araç perşembe hazır oluyor ama müşteri iki hafta gelmiyor. Hasan Usta kabul formunu açıyor: “3 gün ücretsiz, sonrasında günlük otopark ücreti” maddesi, müşterinin imzası ve tarih orada.
Ne işe yarar?
Sanayide
Teslimde “bu çizik yoktu” deniyor; kabulde aracın etrafında dönülmemiş, kimse bir şey yazmamış.
Baktam'da
Kabulde km, yakıt seviyesi, fotoğraflar, hasar notları ve araçta bırakılan eşyalar forma girer. Kaporta-boya işletmesinde mevcut hasar kasa şemasında işaretlenir ve müşteri şemayı imzalar.
Sanayide
İşi biten araç haftalarca otoparkta kalıyor; ücret istediğinizde müşteri “bana söylenmedi” diyor.
Baktam'da
Ücretsiz bekleme gününü ve günlük otopark ücretini Ayarlar > Şartlar'da girersiniz. Madde kabul formuna ve onay şartlarına rakamıyla yazılır, müşteri imzalar.
Sanayide
İşçilik garantisinin süresi her ustada başka anlatılıyor.
Baktam'da
Garanti süresini ay olarak bir kez yazarsınız; şartlarda “Yapılan işçilik … ay garantilidir” maddesi olarak çıkar. Araçta bırakılan eşya, teklif dışı ek iş ve ödeme yapılmadan teslim etmeme gibi maddeler de hazırdır.
Nasıl çalışır?
- 1
Şartları bir kez yazın
Ayarlar > Şartlar'da araç kabul maddelerini ve iş emri şartlarını düzenleyin; ücretsiz bekleme günü, günlük otopark ücreti ve işçilik garantisi (ay) alanlarını doldurun. Hazır maddelerle başlayabilirsiniz.
- 2
Aracı kabul edin
İş emrine km, yakıt seviyesi, şikâyet, fotoğraf ve hasar notlarını girin. QR ile kabulde müşteri bunları kendi telefonundan girer.
- 3
İmzayı alın
Müşteri şartları QR ile kabulde kendi telefonunda ya da tezgâhtaki tablette okuyup parmağıyla imzalar; kaporta işletmesinde hasar şemasını da imzalar. İsterseniz formu yazdırıp ıslak imza alırsınız.
- 4
Kabul formunu basın
Araç kabul formu A4 basılır: müşteri ve araç bilgisi, km, yakıt, şikâyet, fotoğraflar, şart maddeleri, imza ve aracın servis geçmişine giden QR. Tarayıcıdan PDF olarak da kaydedilir.
- 5
Teslimde son belge
Teslimde iş emri çıktısı yapılan işleri, parçaları ve tutarı gösterir; servis ve müşteri imza alanı vardır, ödenecek bakiye varsa havale bilgileriniz altta yazar. Tahsilat için ayrı makbuz basılır.
Kimler kullanır?
Ön büro / kasiyer
Kabulde formu doldurur, imzayı alır, teslimde çıktıyı imzalatır.
Servis sahibi
Şartları, otopark ücretini ve garanti süresini belirler; tartışmada elinde imzalı belge olur.
Kaporta-boya ustası
Mevcut hasarı kasa şemasında işaretler, müşteriye imzalatır.
Araç sahibi (müşteri)
Neyi kabul ettiğini imzalamadan önce okur; aracının kabuldeki durumu kayıt altındadır.
Bu özellik, servisin bütün işini tek panelde toplayan oto servis programı Baktam'ın bir parçasıdır.
Sık sorulan sorular
Dijital imza hukuken geçerli mi?
Baktam imzayı, imzalayanın adını, zamanı ve kabul edilen metni kayıt olarak saklar; tartışmada elinizde bir belge ve kanıt olur. Bu, nitelikli elektronik imza (e-imza) değildir. Şart metninizi kullanmadan önce bir hukukçuya kontrol ettirmeniz önerilir.
Hazır şart maddeleri neleri kapsıyor?
Kabul formunda: aracın km, yakıt ve fotoğraflardaki durumuyla teslim alındığı, araçta bırakılan eşyalar, teklif dışı ek iş için ayrı onay, otopark/muhafaza ücreti, ödeme yapılmadan teslim etmeme ve işçilik garantisi. İş emri şartlarında arıza tespit işçiliği, müşterinin getirdiği parça ve eski parçalar gibi maddeler de vardır. Hepsini değiştirebilirsiniz.
Otopark ücreti belgeye nasıl yazılıyor?
Ücretsiz bekleme gününü ve günlük ücreti girerseniz madde rakamlarla yazılır: araç, işin bittiği bildirildikten sonra belirlediğiniz gün içinde alınmazsa günlük ücret uygulanır. Yalnız birini girerseniz madde ona göre değişir; ikisini de boş bırakırsanız genel bir madde kullanılır.
İmza almadan araç kabul edemez miyim?
Edebilirsiniz; tezgâhta açılan iş emrinde imza zorunlu değildir. QR ile kabulde ise müşteri şartları imzalamadan kaydı gönderemez.
Kabul formunu müşteriye nasıl veririm?
Yazdırıp verirsiniz ya da tarayıcıdan PDF olarak kaydedip gönderirsiniz. Formda aracın servis geçmişine giden QR kod da yer alır.
İlgili özellikler
Müşteri teklif onayı
Teklif müşterinin telefonuna link olarak gider; müşteri şartları kabul edip imzalar, onay belgesi QR ile doğrulanır.
QR ile araç kabul
Müşteri tezgâhtaki QR'ı okutur, aracını kendisi kaydeder ve şartları imzalar; siz tek tıkla iş emri açarsınız.
Sigorta dosyası ve hasar
Kasko/trafik dosyası, eksper ve muafiyet iş emrinde; sigortadan gelen para müşteri borcundan ayrı izlenir.
Hepsini denemek için tek tuş yeter.
14 gün ücretsiz, kart sormadan. Kurulum 5 dakika, eğitim yarım gün.
Bu özelliği demoda görün →Kurgusal verilerle canlı demo; veriler her gece sıfırlanır.