Vastaanottolomake ja sähköinen allekirjoitus: asiakirjat, jotka suojaavat korjaamoa
Useimmat erimielisyydet korjaamolla alkavat luovutuksessa: ”tuota naarmua ei ollut”, ”kukaan ei sanonut, että seisottaminen maksaa”, ”siinä oli takuu”. Baktamissa auton kunto vastaanotossa (kilometrit, polttoaine, kuvat, olemassa olevat vauriot ja autoon jätetyt tavarat) ja korjaamon ehdot kootaan yhteen asiakirjaan, jonka asiakas lukee ja allekirjoittaa. Maksuttomat säilytyspäivät, päivittäinen säilytysmaksu ja työn takuu asetetaan kerran, ja ne kirjautuvat jokaiseen asiakirjaan lukuineen.
Vastaanotto
Kilometrit ja kuvat
Ehdot ja allekirjoitus
Luovutusasiakirja
Esimerkkitilanne
Esimerkki: Perjantai-iltana Timon korjaamolle jätetään Corolla. Vastaanotossa etupuskurista otetaan kuva, polttoainetta on neljännes tankista ja kilometrit kirjataan; asiakas lukee ehdot tiskin tabletilta ja allekirjoittaa. Auto on valmis torstaina, mutta asiakas ei tule kahteen viikkoon. Timo avaa vastaanottolomakkeen: kohta ”3 päivää maksutta, sen jälkeen päivittäinen säilytysmaksu”, asiakkaan allekirjoitus ja päivämäärä ovat siinä.
Mihin sitä käytetään?
Korjaamon arjessa
Luovutuksessa asiakas sanoo ”tuota naarmua ei ollut”; kukaan ei kiertänyt autoa vastaanotossa, eikä mitään kirjattu.
Baktamilla
Kilometrit, polttoaineen määrä, kuvat, vauriomerkinnät ja autoon jätetyt tavarat kirjataan lomakkeelle vastaanotossa. Korikorjaamolla olemassa olevat vauriot merkitään korikaavioon, ja asiakas allekirjoittaa kaavion.
Korjaamon arjessa
Valmis auto seisoo pihalla viikkoja, ja kun pyydät säilytysmaksua, asiakas sanoo, ettei kukaan kertonut.
Baktamilla
Syötä maksuttomat säilytyspäivät ja päivittäinen säilytysmaksu kohdassa Asetukset > Ehdot. Kohta näkyy lukuineen vastaanottolomakkeella ja hyväksyntäehdoissa, ja asiakas allekirjoittaa sen.
Korjaamon arjessa
Jokainen mekaanikko kertoo työn takuusta eri tavalla.
Baktamilla
Kirjoita takuuaika kuukausina kerran; se näkyy ehdoissa muodossa ”Tehdyllä työllä on … kuukauden takuu”. Valmiina ovat myös kohdat autoon jätetyistä tavaroista, tarjouksen ulkopuolisista lisätöistä ja siitä, ettei autoa luovuteta ennen maksua.
Miten se toimii?
- 1
Kirjoita ehdot kerran
Muokkaa kohdassa Asetukset > Ehdot vastaanottoehtoja ja työtilauksen ehtoja, ja täytä maksuttomat säilytyspäivät, päivittäinen säilytysmaksu ja työn takuu (kuukausina). Voit aloittaa valmiista kohdista.
- 2
Ota auto vastaan
Kirjaa työtilaukselle kilometrit, polttoaineen määrä, vikakuvaus, kuvat ja vauriomerkinnät. QR-vastaanotossa asiakas syöttää ne omalla puhelimellaan.
- 3
Ota allekirjoitus
Asiakas lukee ehdot ja allekirjoittaa sormella, omalla puhelimellaan QR-vastaanotossa tai tiskin tabletilla; korikorjaamolla asiakas allekirjoittaa myös vauriokaavion. Voit myös tulostaa lomakkeen ja ottaa tavallisen allekirjoituksen.
- 4
Tulosta vastaanottolomake
Vastaanottolomake tulostuu A4-kokoon: asiakkaan ja ajoneuvon tiedot, kilometrit, polttoaine, vikakuvaus, kuvat, ehdot, allekirjoitus ja QR-koodi auton huoltohistoriaan. Sen voi myös tallentaa selaimesta PDF-tiedostoksi.
- 5
Viimeinen asiakirja luovutuksessa
Luovutuksessa työtilauksen tuloste näyttää tehdyt työt, osat ja summat sekä korjaamon ja asiakkaan allekirjoituskentät; jos maksettavaa on jäljellä, maksutietosi tulostuvat alalaitaan. Maksusta tulostetaan erillinen kuitti.
Kuka sitä käyttää?
Asiakaspalvelu / kassa
Täyttää lomakkeen vastaanotossa, ottaa allekirjoituksen ja antaa tulosteen allekirjoitettavaksi luovutuksessa.
Korjaamon omistaja
Päättää ehdot, säilytysmaksun ja takuuajan; erimielisyydessä hänellä on allekirjoitettu asiakirja.
Kori- ja maalausasentaja
Merkitsee olemassa olevat vauriot korikaavioon ja pyytää asiakkaan allekirjoituksen.
Ajoneuvon omistaja (asiakas)
Lukee, mihin sitoutuu, ennen allekirjoitusta; auton kunto vastaanotossa on kirjattu.
Tämä ominaisuus kuuluu Baktamiin – korjaamo-ohjelmisto, joka kokoaa koko korjaamon yhteen paikkaan.
Usein kysytyt kysymykset
Onko sähköinen allekirjoitus juridisesti sitova?
Baktam tallentaa allekirjoituksen, allekirjoittajan nimen, ajan ja hyväksytyn tekstin kirjauksena, joten erimielisyydessä sinulla on asiakirja ja todiste. Se ei ole vahva sähköinen allekirjoitus. Tarkistuta ehtosi juristilla ennen käyttöönottoa.
Mitä valmiit ehtokohdat kattavat?
Vastaanottolomakkeella: auto on vastaanotettu kuvissa näkyvin kilometrein, polttoainemäärin ja kunnoin, autoon jätetyt tavarat, erillinen hyväksyntä lisätöille, säilytysmaksu, ei luovutusta ennen maksua ja työn takuu. Työtilauksen ehdoissa on lisäksi kohtia vianetsintätyöstä, asiakkaan omista osista ja vanhoista osista. Voit muuttaa kaikkia.
Miten säilytysmaksu kirjataan lomakkeelle?
Jos syötät sekä maksuttomat päivät että päivämaksun, luvut tulevat kohtaan: jos autoa ei noudeta maksuttomien päivien kuluessa siitä, kun asiakkaalle on ilmoitettu valmistumisesta, päivämaksu peritään. Jos syötät vain toisen, kohta mukautuu; jos jätät molemmat tyhjiksi, käytetään yleistä kohtaa.
Voinko ottaa auton vastaan ilman allekirjoitusta?
Voit; tiskillä avatulla työtilauksella allekirjoitus ei ole pakollinen. QR-vastaanotossa asiakas ei kuitenkaan voi lähettää ilmoitusta allekirjoittamatta ehtoja.
Miten annan vastaanottolomakkeen asiakkaalle?
Tulosta se, tai tallenna se selaimesta PDF-tiedostoksi ja lähetä. Lomakkeessa on myös QR-koodi auton huoltohistoriaan.
Aiheeseen liittyvät ominaisuudet
Asiakkaan tarjoushyväksyntä
Tarjous menee asiakkaan puhelimeen linkkinä; hän hyväksyy ehtosi ja allekirjoittaa, ja hyväksynnän voi tarkistaa QR-koodilla.
QR-vastaanotto
Asiakas skannaa tiskin QR-koodin, ilmoittaa auton itse ja allekirjoittaa ehdot; sinä avaat työtilauksen yhdellä napsautuksella.
Vakuutusasiat ja vahingot
Vakuutusyhtiö, vahinkonumero, tarkastaja ja omavastuu työtilauksella; vakuutusyhtiön maksuja seurataan erillään asiakkaan saldosta.
Kaiken voi kokeilla yhdellä napsautuksella.
14 päivää ilmaiseksi, ei maksukorttia. Käyttöönotto 5 minuutissa, opittu puolessa päivässä.