Oto Serviste Yedek Parça ve Stok Takibi Nasıl Yapılır?
Tamirhanede yedek parça stoğunu kayıpsız yönetmek: barkod, kritik stok seviyesi, sayım, iş emrinden otomatik düşüm ve sık yapılan hatalar.
Fatih Bilgiç · · 7 dk okuma
Bir tamirhanede kasadan sonra en çok para bağlanan yer yedek parça rafıdır. Buna rağmen stok takibi çoğu serviste “usta biliyor” düzeyinde kalır. Sonuç tanıdıktır: rafta olduğu sanılan filtre yoktur, araç bir gün fazla bekler; ya da aynı balatadan üç takım sipariş edilir, biri iki yıl rafta kalır. Bu rehberde bir oto serviste yedek parça stoğunu kayıpsız yönetmek için gereken temel düzeni adım adım anlatıyoruz.
Tamirhanede stok neden kaçar?
Stok farklarının büyük kısmı hırsızlıktan değil, kayıt eksikliğinden doğar. En sık görülen sebepler:
- Parça araca takılır ama iş emrine yazılmaz ya da faturaya yansımaz.
- Tedarikçiden gelen mal rafa konur, alış faturası sisteme girilmez.
- Aynı parça farklı adlarla birden fazla kez tanımlanır; biri artar, diğeri azalır.
- İade edilen veya garantiye gönderilen parçalar kayıttan düşülmez.
- Sayım hiç yapılmaz ya da yapılır ama farklar sisteme işlenmez.
Bu sebeplerin hepsinin çözümü aynıdır: her parça hareketinin tek bir kayıttan geçmesi. Giriş faturayla, çıkış iş emri veya satışla, düzeltme de sayımla yapılmalıdır.
Ürün kartında olması gereken alanlar
İyi stok takibi, düzgün açılmış bir ürün kartıyla başlar. Her parça için aşağıdaki alanları doldurmayı alışkanlık haline getirin:
| Alan | Ne işe yarar? |
|---|---|
| Ürün adı | Standart bir düzenle yazın: parça türü + marka + uyumlu araç. Örn. “Yağ filtresi – Bosch – Egea 1.4”. |
| Barkod | Kutudaki barkodu okutarak parçayı saniyeler içinde bulmanızı ve sayımı hızlandırmanızı sağlar. |
| Stok kodu | Barkodu olmayan ürünler için kendi iç kodunuz. |
| OEM kodu | Üretici parça numarası. Muadil parçaları eşleştirmek ve doğru sipariş vermek için gereklidir. |
| Raf yeri | “A-3” gibi kısa bir adres. Parçayı arayan kişinin süresini kısaltır, sayımı düzene sokar. |
| Alış ve satış fiyatı | Kârlılığı görmek için ikisi birden gerekir. Alış fiyatını yalnızca yetkili kişiler görmelidir. |
| KDV oranı | İş emri ve faturada doğru vergi hesabı için. |
| Birim | Adet, litre, takım… Yağ gibi litreyle kullanılan ürünlerde özellikle önemlidir. |
| Kritik stok seviyesi | Stok bu sayıya düştüğünde sipariş zamanının geldiğini gösteren eşik. |
İşçilik ve hizmet kalemlerini (rot-balans, diagnostik gibi) de ürün olarak tanımlayabilirsiniz, ancak bunların stok takibine girmemesi gerekir. Birçok programda bunun için “hizmet” işareti bulunur.
Alış faturasıyla stok girişi
Stoğa giren her parça bir alış faturasına dayanmalıdır. Mal geldiğinde izlenecek sıra basittir:
- Gelen kolileri irsaliye veya faturayla karşılaştırın; eksik ya da hatalı parçayı hemen ayırın.
- Faturayı sisteme tedarikçi, fatura numarası ve tarihle girin.
- Her kalemi mevcut ürün kartıyla eşleştirin; yeni bir parçaysa önce kartını açın.
- Parçaları raf yerine yerleştirin.
Faturayı girmeden rafa konan parça, sistemde yokmuş gibi görünür; iş emrine eklenemez ya da stok eksiye düşer. Baktam'da alış faturası kaydedildiğinde kalemler stoğa otomatik eklenir ve çok şubeli işletmelerde faturanın kaydedildiği şubenin stoğuna yazılır.
İş emri ve satıştan otomatik stok düşümü
Stok takibinin asıl kazancı, çıkışların elle yapılmamasıdır. İş emrine bir parça eklendiğinde ya da tezgâhtan parça satıldığında stok kendiliğinden düşmelidir. Bunun için:
- Parçayı iş emrine ürün kartından seçerek ekleyin.Serbest metinle yazılan “balata” satırı stoktan hiçbir şey düşmez.
- İptali doğru yapın. Müşteri işten vazgeçerse iş emri silinmemeli, iptal edilmeli; böylece ayrılan parçalar stoğa geri döner ve kayıt izi korunur.
- Barkodu kullanın. Parçayı listeden aramak yerine barkodunu okutmak hem hızlıdır hem de yanlış ürün seçme riskini azaltır.
Bu düzende “rafta kaç tane var?” sorusunun cevabı her an programda hazırdır. Ayrıntılı iş emri akışı için araç servis takip programı sayfamıza bakabilirsiniz.
Periyodik stok sayımı nasıl yapılır?
En düzenli sistemde bile zamanla küçük farklar oluşur. Bunları yakalamanın tek yolu düzenli sayımdır. Tüm rafı yılda bir saymak yerine, hızlı dönen kalemleri ayda bir, diğerlerini üç ayda bir saymak daha uygulanabilir bir yöntemdir.
- Kapsamı belirleyin: Hangi raflar veya ürün grupları sayılacak?
- Sayım listesini oluşturun: Sistemdeki beklenen miktarlar sayım başladığı andaki haliyle kaydedilir.
- Rafı sayın: Sayan kişi sistemdeki rakamı görmeden saymalı; aksi halde gördüğü sayıyı onaylamaya eğilim gösterir.
- Farkları inceleyin: Büyük farklarda önce son iş emirlerini ve alış faturalarını kontrol edin; çoğu zaman girilmemiş bir kayıt çıkar.
- Sayımı uygulayın: Açıklanamayan farklar bir sayım düzeltmesi olarak kaydedilir ve stok gerçek rakama eşitlenir.
Baktam'da sayım bu adımları izler: sayım açıldığında beklenen miktarlar kaydedilir, sayılan adetler web'den ya da mobil uygulamada barkod okutularak girilir, uygulandığında her fark için ayrı bir stok düzeltme kaydı oluşur. Sayım sürerken yapılan satışlar da kaybolmaz; fark, güncel stoğa eklenir veya çıkarılır.
Kritik stok uyarısı ve sipariş
Kritik stok seviyesi, “bu parça bitmeden sipariş ver” eşiğidir. Doğru eşiği belirlemek için iki soruya cevap verin: Bu parçadan haftada kaç tane kullanıyorum ve tedarikçim kaç günde getiriyor? Haftada dört yağ filtresi kullanıyor ve iki günde tedarik edebiliyorsanız, eşiği iki ile üç arasında tutmak yeterlidir. Her gün tedarik edilebilen, nadir kullanılan parçalar için eşik koymayabilirsiniz.
Sipariş rutini için pratik bir düzen:
- Haftada bir gün (örneğin pazartesi sabahı) kritik seviyenin altındaki ürünleri listeleyin.
- Her ürün için son dönemdeki tüketime bakın; mevsimsel ürünlerde (antifriz, klima gazı) bunu dikkate alın.
- Siparişleri tedarikçiye göre gruplayın ve tek seferde verin.
- Gelen mal için yukarıdaki alış faturası adımlarını izleyin.
Baktam'da bir ürünün stoğu kritik seviyeye düştüğünde işletme sahibi ve yöneticilere bildirim gider. Sipariş önerisi ekranı da düşük stoktaki ürünleri son 30 günlük tüketimleri, önerilen sipariş miktarı ve en son alındıkları tedarikçiyle birlikte listeler; liste CSV olarak dışa aktarılabilir.
Birden fazla şubede stok ve transfer
İkinci bir şube açıldığında stok takibi bir adım daha karmaşıklaşır. Temel kural: her şubenin stoğu ayrı tutulmalı, şubeler arasında parça gönderimi de kayıt altına alınmalıdır. Aksi halde bir şubede fazla görünen parça diğerinde eksik çıkar ve sayım farklarının kaynağı bulunamaz.
- Parça bir şubeden diğerine gönderilirken bir transfer kaydı açın.
- Parça yola çıktığında gönderen şubenin stoğundan düşülsün.
- Karşı şube teslim aldığını onayladığında kendi stoğuna eklensin.
- Transfer iptal edilirse parça gönderen şubeye geri dönsün.
Bu akış, parçanın yolda olduğu süre boyunca iki şubede birden sayılmasını ya da hiçbirinde görünmemesini önler. Baktam'daki şubeler arası stok transferi de taslak, yolda ve teslim alındı adımlarıyla bu şekilde çalışır.
Stok takibinde sık yapılan hatalar
- Açılış stoğunu tahminle girmek. İlk günkü yanlış rakam, sonraki tüm raporları bozar. Sisteme geçerken mutlaka sayın.
- Aynı parçaya birden fazla kart açmak. Yeni kart açmadan önce barkod veya OEM koduyla arama yapın.
- Stok farkını elle düzeltip geçmek. Sebebi araştırılmadan yapılan düzeltme, aynı hatanın her ay tekrarlanmasına yol açar.
- Hizmet kalemlerini stoklu ürün olarak tanımlamak. İşçilik stoktan düşmeye çalışır, raporlar anlamsızlaşır.
- Alış fiyatlarını güncellememek. Eski alış fiyatıyla hesaplanan kâr, gerçekte olduğundan yüksek görünür.
- Herkese stok düzeltme yetkisi vermek. Stok düzeltme ve sayım uygulama gibi işlemler bir iki yetkili kişiyle sınırlı kalmalıdır.
Stok takibi bir kez kurulup bırakılan bir iş değil, her gün tekrarlanan küçük alışkanlıklardır. Bu alışkanlıkları iş emri, satış ve kasa ile aynı yerde toplayan bir oto servis programı kullanmak, hem rafınızı hem de nakit akışınızı daha kontrol edilebilir hale getirir.